Kertas Kerja Mesyuarat Agong PIBG SMK Cheras 2019 Dan Usul 2019

MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-35  

                                   SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN CHERAS  2019

1.0 Pengenalan

PIBG SMK Cheras merupakan satu pertubuhan yang didaftarkan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia. Ia merupakan satu badan yang ditubuhkan  untuk membantu kerajaan mencapai matlamat pendidikan. Mesyuarat Agung yang diadakan pada setiap  tahun merupakan salah satu platform untuk menjalinkan  hubungan yang lebih erat lagi diantara  ibu bapa/penjaga dan juga guru untuk mencapai matlamat Falsafah Pendidikan Negara. Mesyuarat Agung ini juga membolehkan  masyarakat dan warga sekolah bertukar-tukar pendapat untuk mewujudkan persekitaran  sekolah yang kondusif.

2.0 Matlamat
 2.1  Mendapatkan sokongan 100% daripada PIBG dari segi kewangan, tenaga dan sokongan dalam menjalankan program-program yang melibatkan murid.

3.0 Tarikh, Masa dan Tempat
Tarikh  : 23 Februari 2019
Masa    : 8.00 pagi - 12.30 tenga hari
Tempat : Dewan Kris Mas, SMKC

4.0 Sasaran 
4.1 Semua Guru SMK Cheras
4.2 Semua ibu bapa dan penjaga SMK Cheras
 4.3 AJK PIBG SMK Cheras

5.0 Objektif 
5.1 Membolehkan ibu bapa dan guru bertukar-tukar fikiran dan   maklumat berkaitan  pendidikan.
5.2  Memberi peluang kepada ibu bapa dan guru berbincang antara satu sama lain berkenaan dengan cara memperbaiki taraf pendidikan anak-anak mereka pada amnya.

 6.0 KPI (Indikator Output Dan Outcome)
OUTPUT
Peratus penglibatan ibu bapa secara sukarela dalam aktiviti PIBG meningkat dalam tahun 2019. OUTCOME
Masalah dapat dibincangkan dan meningkatkan prestasi murid-murid


 








  8.0 Ahli Jawatankuasa

Jawatankuasa Induk
Penasihat	: En Jamil Bin Jamaludin AMP
YDP	: En Romzee Bin Abd Rahman
NYDP	: En Mohd Rezal Bin Zakaria
SETIAUSAHA	: Pn Murni Binti Mat Jali
BENDAHARI	: Pn Suhaily Bt Mohd Nazdri

             AJK Pelaksana

BIL	AJK	TUGAS
	PENYELARAS	PN NOOR ALAMIYAH BT ZAKARIA
1	PENGURUS MAJLIS Pn Siti Amrah bt Mohd Deris	·     Memastikan majlis berjalan mengikut aturcara yang telah ditetapkan ·     Memantau semua jawatankuasa ·     Memastikan majlis berjalan lancar ·     Memastikan setiap keperluan majlis ada
2	JEMPUTAN Pn Zahirah bt Abdul Halim (K) Pn Amira bt Mamat Pn Kavitha a/p Chelliah Cik Nor Afiqah bt Mohd Sidek Pn Amirah bt Kamil Pn Ang Choon Ai	·     Menyediakan dan mengedarkan surat jemputan kepada VIP ·     Mengedar surat jemputan kepada ibu bapa/murid dan tetamu yang terlibat ·     Memaklumkan kepada AJK Jamuan dan AJK persediaan dewan  tentang bilangan tetamu/ibu bapa yang hadir ·     Mengesahkan kehadiran tetamu dan ibu bapa ·     Lain-lain yang difikirkan perlu
3	SIJIL DAN HADIAH Cik Hamizah bt Md Aris (K) Pn Hashida bt  Md Isa Cik Aida Azlina bt Ramli Pn Murni Yati  bt Masari Pn Aziyanti bt Abu Khanipah Cik Jamaliah Azmirakarimah bt Mohd Ali	·     Menempah dan menyediakan hadiah untuk cenderahati ·     Menaip sijil bagi penerima/murid yang membantu  dan jawatankuasa guru ·     Menyediakan cenderamata untuk VIP ·     Menyediakan dulang dan simpan di pejabat setelah selesai majlis ·     Menguruskan penyampaian hadiah kepada semua AJK PIBG

4	SAMBUTAN /PROTOKOL Cik Noraini bt Jamaluddin (K) Pn Norliza bt Rafie Pn Ratna Dewi A/P P.Gopalakrishna Cik Nor Zalifah bt Hanafi Pn Narinder  Kaur A/p Peara Singh Pn Noraida bt Mohamad @Abdullah Pn Norliza bt Borhan Pn Umi Salbiah bt Abdul Rahman	·     Menyediakan upacara sambutan ketibaan tetamu ·     Menyediakan pengawas untuk mengiringi tetamu ke tempat duduk serta melatih mereka cara menyambut tetamu ·     Memastikan semua tetamu berada di tempat duduk yang disediakan ·     Memastikan kedudukan tempat duduk VIP, Pengetua, YDP PIBG dan PK mengikut protokol ·     Mengedar buku aturcara kepada VIP, guru dan tetamu ·     Mengiringi tetamu ke dewan dan ke tempat makan ·     Menyediakan buku pelawat dan tandatangan VIP
5	BACK DROP En. Abdull Azis b Arbi (K) En Amiruddin bin Mohd Yusof	·     Memasang dan menurunkan backdrop
6	PERSIAPAN PENTAS DAN KECERIAAN En. Azrin bin U Mat (K) Pn Haslina bt Abd Rahim Cik Tuong Loy Mui Pn Zuhaida bt Mohammad Pn Rodiyah bt Mohamad Pn Amila bt  Abdullah Cik Wan Nasrin bt Wan Abd Hadi	·     Menyediakan satu rostrum untut VIP di atas pentas dan menghiasnya ·     Menyedia dan memasang skirting untuk meja hadiah di atas pentas ·     Hiasan di kiri dan kanan backdrop ·     Meminta pekerja pembersihan menyapu /vacumm  karpet pentas ·     Meminta pekerja pembersihan mengemop pentas pada pagi majlis berlangsung ·     Menghias pentas ·     Menyediakan papan putih / marker
PENYELARAS		PN OII BEE KHUAN
7	KEBERSIHAN En. Mohd Rizal bin Mat Salim (K) Cik Lie Kit Wei En Mohd Ikhwan bin Che Muda Pn Norhaizad bt Mohd Taharim Pn Norhaiza bt Jaine Pn Mahnun bt Ibrahim Pn  Nor Afzani bt Shahidin Pn Normilah bt Mohd Noh	Mengadakan gotong-royong membersihkan sekitar kawasan sekolah pada hari Jumaat sebelum majlis tersebut Memastikan laluan dewan ke restoran dalam keadaan bersih Memastikan dewan dan kawasan sekitar bersih selepas mesyuarat Memastikan tandas di dewan dalam keadaan bersih dan diletakkan tisu Memastikan kebersihan kawasan sekolah terutama sekitar dewan dan kantin
8	BUKU PROGRAM Pn Naimah bt Ibrahim (K)   Pn  Suhaibah bt Mat   Pn Mas Atika bt Zakaria	Menyedia, mencetak dan mengedarkan buku atur cara kepada AJK sambutan
9	KESELAMATAN DAN LALU LINTAS En. Mohd Noor b Mat Deris(K) En Chan Yoong Keong En Mohd Noor b Mat Deris En Masrizal b Abu Bakar	·     Memastikan tempat meletak kereta untuk tetamu, VIP dan guru-guru ·     Menyediakan murid untuk mengawal trafik dan mengawal tempat letak kereta ·     Lain-lain yang difikirkan perlu
10	SIARAYA En Balasegar a/l Muniandy (K) En Ganeshan A/L Vadivelu	·     Menyediakan alat siaraya yang mencukupi dan menguji peralatan yang akan digunakan sebelum majlis ·     Memastikan peralatan berfungsi dengan baik ·     Menyusun atur kedudukan mikrofon  untuk perjalanan mesyuarat
11	FOTOGRAFI Pn  Farah Aisyah bt Shamsudin (K) En  Hazmer bin Mamat   Pn Salina bt Mohd Isa	·     Menyediakan kamera ·     Mengambil gambar semasa majlis berlangsung ·     Mencetak gambar untuk dokumentasi
PENYELARAS		PN JASMAIL KAUR A/L MEWA SINGH
12	JAMUAN Pn Khairul Akmar bt  Omar (K) Pn Nurul saadah  bt Ismail Pn Kanagambigai a/p Ramoo Pn Tengku Laila Sari bt  Tengku Jusoh Pn Sharihan bt Shaari Pn Nurul Shafini bt Abd Hadi Pn Faiza bt Mamat Pn Norlaili bt Ani	·     Menetapkan menu jamuan (bincang dengan pengetua) ·     Menguruskan tempahan makanan dan minuman ·     Menyediakan tempat dan mengurus  jamuan untuk VIP, semua tetamu, guru-guru dan pelajar ·     Menyediakan air mineral untuk juruacara sepanjang majlis berlangsung ·     Lain-lain yang difikirkan perlu
13	PENDAFTARAN Pn Maizatul Akma bt Mamat (K) Pn Tipah bt Ngah Pn Nurul Hamiza bt Nodzari Pn Haslina bt Hashim Cik Wong Mun yee Pn Rita Indriani bt Surip Cik Zikra Zahira binti Zakaria	·     Menyediakan borang pendaftaran ·     Memastikan guru-guru, ibu bapa dan tetamu  mendaftarkan diri pada hari tersebut ·     Memastikan pendaftaran berjalan dengan lancar ·     Lain-lain yang difikirkan perlu
14	TEKS UCAPAN Pn Faizah bt Rahim (K) Pn Soraya bt Abdul Rafar	·     Menyediakan teks ucapan Pengetua, YDP  dan VIP ·     Menghantar  draf teks ucapan kepada pengetua untuk disemak ·     Menyediakan salinan hard copy teks ucapan dan dimasukkan ke dalam fail dan diletakkan atas rostrum ketika hari berlangsung ·     Memberi satu salinan teks ucapan  kepada AJK dokumentasi ·     Lain-lain yang difikirkan perlu
15	PERSEMBAHAN MULTIMEDIA  En Ahmad Azran bin Abdul Rahman (K)  Pn Norazah bt  Aris  Pn Kamziyah bt Mohd Yaman	·     Menyediakan peralatan untuk persembahan ·     Menyediakan persembahan multimedia yang bersesuian dalam masa 5 minit ·     Pra-tonton kepada pengetua ·     Mempamerkan keputusan undian di papan layar
16	DOA En Mohd Nasrun b Ahmad	·     Menyediakan teks dan membacakannya ·     Memberikan satu salinan teks doa kepada AJK Dokumentasi
PENYELARAS		PN NORZMI BT ABDULLAH
17	PENGACARA En Rahimi bin Abd Karim (K) Pn Atirah bt Mohd Riduan	·     Menyediakan skrip yang sesuai ·     Mengendalikan majlis supaya dapat berjalan dengan lancar ·     Mengendalikan majlis penyampaian hadiah dan menyerahkan majlis kepada pengerusi sementara yang akan dilantik pada hari tersebut. ·     Lain-lain yang difikirkan perlu
18	DOKUMENTASI/PENILAIAN PROGRAM Pn Nur Haiza bt Che Mat (K) Pn Rozinani bt Awang Pn Raudzah bt A. Rahman	·     Mengumpul semua maklumat dan gambar yang diperlukan ·     Membukukan maklumat dan gambar yang terpilih ·     Menilai majlis yang telah dijalankan dengan menggunakan borang yang disediakan ·     Menyerahkan dokumentasi kepada Penolong Kanan untuk disimpan ( 2 minggu selepas mesyuarat) ·     Lain-lain yang difikirkan perlu
19	Persiapan Tempat En Yahya bin Mat Yasin (K) En Abdul Rasyid bin Zakaria En Ahmad Firdaus bin Mohd Ya Pn Thahabian bt Abd Rahman Pn Usha Kumari A/p  Ramu Pn Norhaniza  bt Abd Jamil	·     Menyediakan  meja dan kerusi di hadapan pentas ·     Menyediakan meja dan kerusi untuk pencatat ·     Menyediakan meja hadiah ·     Memasang skirting yang sesuai untuk meja mesyuarat dan pencatat
20	Pengurusan Mesyuarat Agung Pn Norhana bt Taufik (K) En Mohd Nidzam bin Mohd Yusof En Nik Rahmat Bin Nik Mood   Pn Solehah bt Ahmad   Pn Aisyatul Nazliah bt Abd Rani   Cik Noornadiah bt Tajudddin	·     Mengira undi ·     Menguruskan hal-hal berkaitan supaya  berjalan lancar
21	Pencatat Pn Farah Hanum bt Ramly (K) Cik Hufaidah bt Zakaria Pn Nafsah bt Mohd Shah Cik Nurul Arina bt Asha’ari Pn Haliza bt Halid	·     Menjadi pencatat minit mesyuarat agung PIBG ·     Menghantar draf minit mesyuarat agung  kepada pengetua untuk semakan dalam tempoh tiga hari selepas mesyuarat ·     Menghantar minit mesyuarat agung kepada pengetua dan SU PIBG dalam  tempoh 7 hari selepas mesyuarat.

   9.0 Strategi Pelaksanaan 
 9.1 Urus setia 
       AJK Mesyuarat Agung /Ajk PIBG SMK Cheras 
  9.2  Aktiviti Pelaksanaan  Program
 8.00 pagi             : Pendaftaran Ibu Bapa dan Guru
8.45 pagi             : Ucapan Alu-aluan Pengerusi Majlis                          
  : Nyanyian lagu Negaraku     
: Bacaan Doa              
  : Ucapan YDP PIBG – En Romzee bin Abd Rahman    
 : Ucapan Pengetua – En Jamil bin Jamaluddin    
 : Ucapan Perasmian oleh
 : Penyampaian Cenderamata / Sijil     
: Mesyuarat Agung PIBG Ke-35    
 : Pemilihan AJK PIBG Sesi 2019/2021                
: Ucapan penangguhan
12.30 tengah hari  : Bersurai

10.0 Pengurusan risiko 
Risiko Punca Penyelesaian Tanggungjawab

Kehadiran ibu bapa/penja ga menurun 

Murid-murid tidak  menyampaika surat jemputan mesyuarat kepada ibu bapa/penjaga

- Melakukan hebahan melalui media sosial. - Membuat pengumuman semasa perhimpunan dijalankan


Guru kelas dan Mentor 

Guru bertugas mingguan


11.0     Kaedah Pemantauan
11.1 Borang usul/ borang jawapan kehadiran
11.2 Borang maklumbalas AJK PIBG SMK Cheras 





12.0 Penutup 
Diharapkan program ini berjalan lancar dan mendapat kerjasama yang baik dari warga guru dan ibu bapa.

Disediakan oleh :                                                        
………………………                                                 
(MURNI BINTI MAT JALI )
Setiausaha PIBG SMK Cheras
Sesi 2018/2019
Tarikh : 

Ulasan   : …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
Diluluskan oleh/tidak diluluskan oleh :

……………………………………….. (JAMIL BIN JAMALUDIN)  Pengetua SMK Cheras         

SENARAI USUL

Usul 1 dikemukakan oleh  Pn. Nor Azlinda binti Hasmunih Penolong Hal Ehwal Murid SMK Cheras

Sumbangan PIBG setiap murid dikekalkan seperti tahun 2018.

Bil	JenisSumbangan	Cadangan 2019
1	Sumbangan PIBG (Sekeluarga)	RM50.00
2	Program Kecemerlangan Akademik (Setiap murid)	RM20.00
3	Penyelenggaraan	RM10.00
4	Kertas Latihan dan Ujian	RM20.00
5	Majalah sekolah (Sekeluarga)	RM20.00
6	Majlis Penghargaan Murid (Tingkatan 5 sahaja)	RM80.00
7	Pendaftaran Keahlian Koperasi (Peralihan, Tingkatan 1 dan Murid baharu sahaja)	RM  2.00
8	Saham Koperasi (Peralihan, Tingkatan 1 dan Murid baharu sahaja)	RM  5.00

Jawapan:

Mohon sokongan dan kelulusan mesyuarat

Usul 2 dikemukakan oleh Encik Mohd Nasir b. Aziz

Laluan masuk dan keluar kenderaan sewaktu menghantar anak-anak

Jawapan :

Laluan masuk dan keluar kenderaan sewaktu menghantar anak-anak tidak dapat disediakan kerana akan menyebabkan kesesakan lalu lintas di pintu pagar dan keselamatan murid-murid pejalan kaki. Ibu bapa/penjaga yang menghantar anak disarankan agar tidak mengambil masa yang lama untuk menurunkan anak masing-masing.

Usul 3 dikemukana oleh Puan Mazlinda bt Abdullah, Encik Nordin Azem Bin Mohamad Isa dan  Encik Zulkafli bin Jalil

3.1 Menyediakan menu makanan yang pelbagai, bersih dan berkhasiat kepada murid serta mengkaji semula harga makanan di kantin sekolah

Jawapan :

Pihak kantin telah dimaklumkan agar menjual makanan yang sihat mengikut Panduan Penyediaan Hidangan Sihat yang telah dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia dengan harga yang telah ditawarkan dalam sebut harga kontrak. Pihak sekolah tidak menerima sebarang aduan tentang harga makanan yang dijual di kantin.

3.2 Membaiki dan memastikan telefon awam dalam keadaan yang baik

Jawapan  :

Buku log aduan kerosakan telefon awam telah disediakan. Aduan akan dipanjangkan kepada pihak yang berkenaan untuk tindakan jika berlaku kerosakan.

3.3. Menceriakaan lagi suasana dan kawasan sekolah

Jawapan :

Pihak sekolah mempunyai perancangan menceriakan kawasan sekolah untuk menjadi lebih kondusif dan menjadi daya tarikan serta memberi rangsangan kepada anak-anak SMK Cheras ini belajar. Kekangan utama ialah dari segi peruntukan kewangan. Pelaksanaan aktiviti keceriaan yang melibatkan tenaga guru telah ditetapkan pada 9 Mac 2019 tetapi terpaksa ditunda ke tarikh 13 April kerana sekolah menjadi tuan rumah majlis MTQ.

Usul 4 dikemukakan oleh En Mahadi bin Latif dan Puan Fatimah Hajar bt Mohd Yusof

4.1 Mewujudkan kumpulan WhatsApp kelas bagai pelajar tingkatan 3 dan 5 untuk ibu bapa sahaja bagi memudahkan penyampaian maklumat berkaitan peperiksaan

Jawapan :
Kumpulan telegram telah diwujudkan melibatkan semua ibu bapa bagi memudahkan penyampaian maklumat yang berkaitan dengan aktiviti sekolah.

4.2 Mengadakan kelas tambahan bagi pelajar tingkatan 3 dan tingkatan 5 selepas sesi persekolahan

Jawapan :

Kelas tambahan selepas sesi persekolahan bagi murid tingkatan 3 dan tingkatan 5 telah dilaksanakan dan surat pemakluman telah diedarkan kepada ibu bapa bertarikh 18 Februari 2019

Usul 5 dikemukakan oleh Encik Seprian Budi Darma

Menjemput pusat holistik untuk menyampaikan ceramah/ motivasi kepada murid tingkatan 3

Jawapan :

Unit Bimbingan dan Kuanseling akan menguruskan program yang melibatkan pusat holistik.

Usul 6 dikemukakan oleh Encik Azman bin Mat Jusoh dan Encik Muhamad Fadli Bin Adnan

6.1 Menyediakan baldi dan gayung di setiap tandas murid.

Jawapan :

Pihak sekolah telah menyediakan baldi dan gayung di setiap tandas murid yang mana peralatan ini disumbangkan oleh pihak pembersihan kawasan sekolah.

6.2 Memastikan murid menggunakan tandas secara berhemah untuk keselesaan bersama.

Jawapan :

Perkara ini sering kali diingatkan kepada murid supaya menjaga harta benda sekolah dan nilai-nilai murni telah diterapkan kepada semua murid-murid SMK Cheras. Pihak sekolah memohon kerjasama daripada ibu bapa juga untuk mengingatkan tentang perkara ini kepada anak-anak tentang kepentingan menghargai dan menjaga harta sekolah untuk penggunaan bersama.

6.3 Penyelenggaraan tandas perlu dilakukan. Masalah Flush di tandas pelajar perempuan.

Jawapan :

Laporan kerosakaan tandas telah dihantar ke Jabatan untuk tindakan. Sementara menunggu peruntukan dan penyelenggaran, baldi dan gayung telah disediakan di setiap tandas untuk kemudahan semua murid.

Usul 7 dikemukakan oleh En Abdul Razak bin Tain
AJK PIBG menyertai aktiviti badan beruniform yang diadakan oleh pihak sekolah dengan memakai uniform lengkap yang dipilih oleh AJK.
Jawapan :

AJK PIBG yang ingin menyertai aktiviti badan beruniform yang diadakan oleh pihak sekolah perlu menubuhkan dahulu Jawatankuasa Kumpulan Pengakap di sekolah. Hanya Badan Beruniform Pengakap sahaja yang dibenarkan. Pengerusi Jawatankuasa Kumpulan Pengakap dilantik daripada AJK PIBG.

Usul 8 dikemukakan oleh Encik Muhamad Fadli Bin Adnan
Peruntukan waktu solat perlu ditambah bagi memastikan murid mempunyai masa untuk makan dan rehat.
Jawapan :

Peruntukan masa solat dan rehat adalah 30 minit.  Tiada peruntukan masa tambahan kerana ia akan mengurangkan masa PdP dan menyebabkan masa tamat persekolahan lebih lewat. Murid perlu pandai mengurus masa untuk solat dan rehat.

Usul 9 dikemukakan Oleh Puan Sharifah Yahya

Guru kelas mewujudkan kumpulan WhatsApp ibu bapa untuk pemantauan kedatangan murid ke sekolah dan aktiviti yang dilakukan di sekolah

Jawapan :

Kumpulan telegram telah diwujudkan, melibatkan semua ibu bapa bagi memudahkan penyampaian maklumat yang berkaitan dengan aktiviti sekolah. Manakala bagi pemantauan kedatangan murid ke sekolah ibu bapa boleh merujuk kepada guru kelas yang berkenaan.

Usul 10 dikemukakan oleh Puan Salina bt Mohd Isa

10.1 PIBG membiayai atau menyediakan kelas tambahan bagi muri-murid yang mewaklili aktiviti sekolah atau KPM.

Jawapan :

PIBG tidak dapat melaksanakan usul tersebut kerana PIBG berpendapat  hanya melibatkan sebilangan kecil murid sahaja yang terlibat.
10.2 Membaik pulih/menyelenggara pendingin hawa seperti di bilik muzik, bilik-bilik khas untuk keselesaan murid-murid.
Jawapan :

Penyelenggaraan telah dijalankan ke atas Bilik Muzik, Pusat Sumber Sekolah, Bilik Guru dan Pejabat oleh JKR . Penyelenggaraan akan dijalankan dari semasa ke semasa mengikut keperluan dan peruntukan kewangan

Thanks for the warm speech
For all the wish and praise
From the bottom of our heart
Sincerely we appreciate